Rejestry umów

W marcu 2016 roku złożyliśmy wnioski o udostępnienie rejestrów umów cywilnoprawnych zawartych od 1 stycznia 2014 do dnia złożenia wniosku, czyli 22 marca 2016 roku przez: Urząd Miasta; Zarząd Dróg, Zieleni i Transportu (ZDZiT) oraz Miejskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej sp. z o.o. (MPEC)

We wszystkich przypadkach zakres wniosku był taki sam. Wnosiliśmy o przygotowanie zestawienia umów cywilnoprawnych w formie arkusza kalkulacyjnego (np. plik xls), zawierającego następujące informacje:

Datę zawarcia umowy;
Numer umowy (w przypadku braku standardowej umowy pisemnej – numer faktury bądź innego dokumentu potwierdzającego zawarcie umowy);
Przedmiot umowy;
Wartość umowy;
Nazwę podmiotu, z którym zawarto umowę (w przypadku kontrahentów będących osobami fizycznymi pełne imiona i nazwiska).

Jednocześnie zaznaczyliśmy, że rejestr powinien uwzględniać wszelkie umowy cywilnoprawne zawarte w ramach działalności danego podmiotu – również te, których zawarcie nie wiąże się z poniesieniem wydatków przez Gminę Olsztyn oraz w przypadku których nie zawarto standardowej umowy pisemnej (mogły to być przypadki dotyczące m.in. niewielkich wydatków np. związanych z kupnem paliwa czy artykułów biurowych).

Poniżej znajduje się szczegółowy opis naszych dotychczasowych działań.

Rejestr umów Urzędu Miasta

Pismem z dnia 31 marca 2016 roku Urząd Miasta wyznaczył termin przygotowania odpowiedzi na nasz wniosek na 20 maja 2016 roku. Dzień przed upływem terminu otrzymaliśmy plik xls, zawierający wszystkie dane, o które wnosiliśmy w marcu. Ponadto do dokumentu dodano dwie kolumny, w których znajdują się uwagi oraz informacje o wydziale Urzędu Miasta, w ramach którego zawarto daną umowę. Naszym zdaniem plik umożliwia łatwe znalezienie informacji, a także jej wyszukiwanie według rozmaitych kryteriów za pomocą odpowiednich filtrów.

Dzięki naszym działaniom, Prezydent Olsztyna zdecydował się na publikowanie bieżącego rejestru umów, który dostępny jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej. Rejestr zawiera informacje o umowach i zobowiązaniach zawartych od 1 czerwca 2016 roku. W związku z tym, uznaliśmy, że mieszkańcy powinni mieć również dostęp do informacji o umowach zawartych pomiędzy 23 marca i 31 maja. W tej sprawie również złożyliśmy wniosek, na który ratusz odpowiedział pozytywnie.

Dokumenty:

Rejestr umów Zarządu Dróg, Zieleni i Transportu (ZDZiT)

Podobnie jak Urząd Miasta, również i ZDZiT wyznaczył dłuższy termin na odpowiedź. Nadeszła ona 29 kwietnia 2016 roku. Niestety drogowcy nie udostępnili rejestru umów w jednym pliku, lecz w dwunastu. Ponadto nie zawierają one wszystkich informacji, a na dodatek dotyczą różnych dokumentów, co wyklucza ich łatwą kompilację. W związku z tym, 24 maja 2016 roku wezwaliśmy ZDZiT do przygotowania rejestru w jednym dokumencie. 1 czerwca 2016 roku otrzymaliśmy odmowną odpowiedź podpisaną przez Dyrektora ZDZiT – Jerzego Romana, który stwierdził, że informacja została udzielona prawidłowo. Dlatego też 14 czerwca złożyliśmy do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie skargę na bezczynność Dyrektora ZDZiT. W dniu 25 października 2016 roku WSA wydał korzystny dla nas wyrok i nakazał ZDZiTowi ponownie rozpatrzyć nasz wniosek. Niestety ZDZiT kolejny raz poinformował, że jest w stanie udostępnić rejestr umów w taki sam sposób, jak zrobił to 1 czerwca, czyli w 12 wybrakowanych plikach.

Co nas bardzo cieszy, w dniu 26 lipca 2016 roku, ZDZiT zaczął publikować bieżący rejestr umów. Jest on dostępny na stronie http://www.bip.zdzit.olsztyn.eu/rejestrumow. Podobnie jak w przypadku ratusza, nasze działania sprawiły, że drogowcy zdecydowali się na powyższy krok.

Dokumenty:

Odpowiedź ZDZiT w 12 plikach:

Rejestr umów Miejskiego Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej sp. z o.o. (MPEC)

MPEC od początku starał się utrudnić uzyskanie rejestru umów. Pismem z dnia 31 marca 2016 roku, wezwano nasze stowarzyszenie do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego, którego istnienie uzasadniałoby przygotowanie rejestru. Odpowiedzieliśmy na wezwanie spółki oraz zmodyfikowaliśmy nieco treść naszego pierwotnego wniosku. Aby ułatwić zadanie, poprosiliśmy o przygotowanie rejestru umów, których zawarcie skutkuje poczynieniem wydatków po stronie MPEC w wys. 500 zł brutto lub wyższych. Mimo to MPEC odmówił przygotowania ewidencji. Zdaniem MPEC, rejestr nie jest dokumentem, który mógłby w czymkolwiek pomóc i ułatwić zarządzanie spółką czy ocenę dokonywanych przez nią wydatków. Co ciekawe, MPEC twierdzi, że nie posiada takiego rejestru. Jesteśmy zaskoczeni tym faktem, gdyż wydawało się nam, że tak duża firma powinna posiadać odpowiedni system, który umożliwia przygotowanie prostego pliku zawierającego podstawowe informacje o umowach.

7 czerwca 2016 roku złożyliśmy wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, w czym pomogła nam organizacja zajmująca się dostępem do informacji publicznej – Sieć Obywatelska – Watchdog Polska. Niestety ostateczna odpowiedź MPEC również była negatywna, dlatego 26 lipca 2016 roku złożyliśmy skargę do WSA w tej sprawie. We wrześniu 2016 roku otrzymaliśmy odpowiedź MPECu na naszą skargę, w której spółka podnosiła, że rejestr mógłby zostać wykorzystany m.in. przez obce służby lub do celów terrorystycznych.

W dniu 8 listopada 2016 roku WSA w Olsztynie wydał wyrok, którym uchylił odmowną decyzję MPEC. Zdaniem sądu rejestr umów, który chcieliśmy uzyskać nie jest informacją przetworzoną i w związku z tym spółka powinna go udostępnić. Niestety MPEC zignorował prawomocny wyrok i ponownie wydał decyzję odmawiającą przygotowania zestawienia. Dlatego też w lipcu 2017 roku złożyliśmy kolejną skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie. Obecnie czekamy na wyznaczenie terminu rozprawy.

Dokumenty: